REGLAMENTO N° 2 DE LA LEY ORGANICA DE REGIMEN PRESUPUESTARIO SOBRE
AVANCES O ADELANTOS DE FONDOS A FUNCIONARIOS
Gaceta
Oficial N° 5.128 Extraordinario de fecha 30 de diciembre de 1996
Decreto N° 1.662 de fecha 27 de
diciembre de 1996
RAFAEL CALDERA
PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
En ejercicio de la atribución que le confiere el ordinal 102 del
artículo 190 de la Constitución, en concordancia con lo dispuesto en el artículo
46 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario, en Consejo de Ministros,
Decreta
el siguiente,
REGLAMENTO N° 2 DE LA LEY ORGANICA
DE REGIMEN PRESUPUESTARIO SOBRE AVANCES O ADELANTOS DE FONDOS A FUNCIONARIOS
TITULO I
Disposiciones Preliminares
Artículo 1°.- Se consideran avances o adelantos las
entregas de fondos del Tesoro Nacional que efectúen los ordenadores de pago a
funcionarios del respectivo organismo conforme a este Reglamento.
No obstante, el Ministerio de Hacienda podrá girar avances o adelantos a funcionarios pertenecientes a otros organismos del Poder Nacional, en lo relativo a la ejecución de los créditos imputados a la Partida 4.52.00.00.00 "Asignaciones no distribuidas" del Plan Único de Cuentas dictado por la Oficina Central de Presupuesto o cuando se trate de otras partidas cuyo manejo la Ley anual de Presupuesto centraliza en el Ministerio de Hacienda.
Los receptores de los fondos transferidos rendirán cuenta del
gasto de acuerdo con la normativa vigente.
Artículo 2°.- Sólo podrán efectuarse avances o adelantos de
fondos a:
Los Administradores, entendiéndose como tales a los titulares de
la Dirección de Administración u otra de igual competencia y los titulares de
las demás Unidades Básicas.
Los Jefes de las Unidades Operativas.
Estos funcionarios son responsables del manejo de los fondos en
avance girados a su nombre y las dependencias a su cargo integrarán la
estructura a que se refiere el artículo 8° de este Reglamento.
Artículo 3°.- Se consideran Unidades Básicas las
destinatarias de una Autorización Anual para Comprometer.
Las Unidades Operativas son aquellas que sólo reciben órdenes de
avances o cheques con indicación de la imputación presupuestaria.
Artículo 4°.- Las designaciones de los Administradores de
Unidades Básicas y Jefes de Unidades Operativas deben ser hechas por la máxima
autoridad del organismo correspondiente y las mismas serán publicadas en la
Gaceta Oficial, salvo en el caso del Ministerio de la Defensa, sus organismos
adscritos o bajo tutela y las demás excepciones previstas en la ley.
Los Administradores de Unidades Básicas y Jefes de Unidades
Operativas deben prestar caución suficiente para el ejercicio de sus
funciones.
Artículo 5°.- En caso de sustitución permanente del
funcionario a cuyo nombre se hayan emitido órdenes de avance, el sustituto, a
los fines del registro de su firma, deberá consignar ante la entidad bancaria,
la Gaceta Oficial en la cual aparezca su designación como funcionario
responsable del manejo de fondos en avance.
Si la ausencia es temporal, el referido funcionario podrá
autorizar a la entidad bancaria, para que pague el sustituto las órdenes de
avance cuyos vencimientos han de producirse durante su ausencia.
Artículo 6°.- El Administrador de la Unidad Básica o Jefe
de la Unidad Operativa que cese en el ejercicio de sus funciones deberá
suscribir con el funcionario que lo sustituya un Acta que contenga, por lo
menos, los siguientes datos:
1. Monto
de los fondos existentes en efectivo.
2.
Estados bancarios actualizados.
3.
Listado de comprobantes de egreso de fondos.
4.
Cheques emitidos pendientes de cobro.
Artículo 7°.- Las órdenes de avance deben contener los
siguientes datos:
1. Nombre
del Administrador de la Unidad Básica o Jefe de la Unidad Operativa.
2. Monto
en número y letras.
3. Lugar
del pago.
4. Plazo
para hacer efectivo el pago.
5.
Identificación del ordenador de pago.
6. Firma
del ordenador o su delegado.
7.
Numeración consecutiva de la orden.
8. Fecha
de emisión.
9.
Ejercicio e imputación presupuestaria.
10. Otros
requisitos formales que establezca el Ministerio de Hacienda, oída la opinión de
la Oficina Central de Presupuesto.
Las órdenes de avance que se emitan a nombre de los Administradores de Unidades Básicas, de conformidad con lo previsto en el artículo 15 de este Reglamento, con cargo a la correspondiente provisión para girar avances, no señalarán la imputación presupuestaria.
En este caso, los respectivos créditos presupuestarios se
afectarán sobre la base de la Autorización Anual para Comprometer, según lo
indicado en el artículo 10 de este Reglamento.
TITULO II
De la Calificación
de las Dependencias y de la Asignación de Créditos Manejados Mediante Avances
Artículo 8°.- Se entiende por "Estructura para la Ejecución Financiera del Presupuesto de Gastos manejado mediante Avances", el conjunto de dependencias que dentro de cada organismo a cargo de un ordenador de pagos interviene en el manejo de los créditos presupuestarios, cuyos compromisos serán cancelados con fondos girados en avances, Dicha Estructura estará integrada por las Unidades Básicas y las Unidades Operativas calificadas como tales por la máxima autoridad del organismo, oída la opinión de la Oficina Central de Presupuesto, mediante decisión que contendrá la denominación genérica de las Unidades. Salvo en el caso del Ministerio de la Defensa y sus organismos adscritos o bajo tutela, esta decisión, así como sus modificaciones, serán publicadas en la Gaceta Oficial.
La calificación asignada a cada tipo de dependencia no puede ser
modificada durante la ejecución de cada presupuesto.
Artículo 9°.- En el caso de los créditos presupuestarios
asignados a programas que se administren en forma centralizada, la Dirección de
Administración u otra de igual competencia debe realizar los trámites relativos
a la adquisición y pago de los compromisos que le soliciten los responsables de
los programas, con cargo a sus respectivos créditos.
Artículo 10.- Promulgada la Ley de Presupuesto, la máxima
autoridad del organismo determinará, mediante Autorizaciones Anuales para
Comprometer y de acuerdo con las instrucciones que dicte la Oficina Central de
Presupuesto, la parte de los créditos presupuestarios Mediante Avances que se
asignarán a las Unidades Básicas para los programas, subprogramas,
proyectos y partidas. Dichas Autorizaciones deben ser giradas al inicio del
ejercicio presupuestario y para las dependencias que se crearen en el curso del
año, antes de comenzar sus actividades. La Dirección de Administración u otra de
igual competencia verificará la imputación y disponibilidad de dichas
Autorizaciones y de sus modificaciones, afectando los respectivos créditos
presupuestarios, y las remitirá a la respectiva Unidad Básica para su registro;
así como al órgano de control interno para su debido conocimiento.
Los Ministerios que realicen gastos de seguridad y defensa que
sean cancelados con fondos de avance, emitirán por separado la correspondiente
Autorización Anual para Comprometer. Esta Autorización, previa a su remisión a
las Unidades Básicas, será remitida por la Dirección de Administración u otra de
igual competencia a la Contraloría General de la República, a los fines del
control previsto en los artículos 36 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República.
A los fines del control que corresponde al Ejecutivo Nacional, las
Autorizaciones Anuales para Comprometer deberán contener la información
discriminada por lapsos periódicos.
Artículo 11.- El monto total de la Autorización a que se refiere el artículo anterior constituirá la base de la respectiva provisión para girar mediante avances.
Artículo 12.- No se incluirán en la Autorización Anual para
Comprometer ni en las Ordenes de Avance a cargo de los Jefes de Unidades
Operativas, el monto de los créditos destinados a atender lo siguiente:
1. Todos
los compromisos de los que no se deriven pagos periódicos, cuyos montos sean
superiores a diez mil unidades tributarias (10.000 U.T.) o su equivalente en
moneda extranjera.
2. Los
compromisos por contratos de arrendamiento, servicios y cualesquiera otros de
los que se deriven pagos periódicos, salvo los créditos destinados a la
ejecución del Programa de Subsidio Familiar, creado por Decreto N° 1.366 del 12
de junio de 1996.
No obstante, las embajadas, consulados y delegaciones debidamente
acreditados en el extranjero y cualesquiera otras unidades constituidas en el
exterior que formen parte de la estructura para la ejecución financiera del
presupuesto de gastos manejado mediante avances del respectivo organismo,
efectuarán dichos pagos periódicos con cargo a los fondos recibidos en calidad
de avance.
3. Los
compromisos que la respectiva Ley de Presupuesto autorice atender en varios
ejercicios presupuestarios.
4. Los
compromisos que deban cancelarse con cargo a la partida destinada a atender
obligaciones pendientes de ejercicios anteriores.
5. Los
compromisos señalados en los artículos 14 y 17 de este Reglamento.
Parágrafo Único: A los efectos de este artículo, el valor
de la unidad tributaria será el vigente para el inicio del ejercicio
presupuestario y, el mismo se mantendrá durante la ejecución del respectivo
presupuesto. Cualquier modificación durante el ejercicio presupuestario será
efectiva a partir del primero de enero del año siguiente.
Artículo 13.- El límite para contraer compromisos que sean
cancelados mediante avances por parte de los Administradores de Unidades
Básicas, es el señalado en las correspondientes Autorizaciones Anuales para
Comprometer. En el caso de los Jefes de Unidades Operativas, el límite para
comprometer y pagar está constituido por el monto de los fondos que reciban en
el transcurso del ejercicio presupuestario, mediante órdenes de avance o cheques
imputados a las correspondientes partidas.
TITULO III
De la Colocación y del Manejo de
los Fondos de Avance
Artículo 14.- Los fondos destinados a pagar sueldos y sus
compensaciones, primas, salarios, remuneraciones especiales y gastos de
representación, deben colocarse a nombre de los Administradores de las Unidades
Básicas y Jefes de las Unidades Operativas, mediante órdenes de avance imputadas
a las partidas. Dichos funcionarios serán responsables de efectuar los pagos a
los beneficiarios.
Los referidos conceptos de gastos, a los efectos de este
Reglamento, se denominan remuneraciones de personal.
Artículo 15.- Los fondos destinados a cancelar obligaciones
derivadas de compromisos asumidos conforme a la Autorización Anual para
Comprometer, serán provistos a los Administradores mediante órdenes emitidas a
su nombre con cargo a la correspondiente provisión para girar avances.
Artículo 16.- Los ordenadores de pago deben colocar los
fondos en avance a los Administradores de Unidades Básicas de manera que a éstos
les sea posible atender oportunamente las obligaciones que adquieran, dentro de
los límites de las correspondientes Autorizaciones Anuales para Comprometer.
Artículo 17.- Para proveer fondos a los Jefes de Unidades
Operativas destinados a atender gastos distintos de remuneraciones de personal,
becas y los compromisos que se deriven de la ejecución del Programa de Subsidio
Familiar, se emitirán a su nombre órdenes de avance imputadas a las partidas. Si
ello no fuere posible, se emitirán a nombre de otro funcionario responsable del
manejo de fondos, las órdenes de avance imputadas a las partidas, cuyos montos
deberán ser depositados en cuenta corriente abierta con ese propósito. Este
funcionario efectuará las entregas al Jefe de Unidad Operativa mediante cheque y
señalará la imputación presupuestaria correspondiente a los fondos que
transfiere.
Cuando la colocación de fondos a un Jefe de Unidad Operativa se
produzca mediante cheques, no podrán emitirse a su nombre órdenes de avance para
atender gastos distintos a remuneraciones de personal y becas.
El Programa de Subsidio Familiar será cancelado a través de
entidades bancarias.
Artículo 18.- Las órdenes de avance que se emitan para
atender gastos de seguridad y defensa del Estado, serán remitidas por la
Dirección de Administración u otra de igual competencia a la Contraloría General
de la República, a los fines del control previsto en los artículos 36 y 37 de la
Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República.
Artículo 19.- La Dirección de Administración u otra de
igual competencia, enviará al órgano de control interno y a la Contraloría
General de la República dentro de los primeros treinta días de cada ejercicio
presupuestario, sendas relaciones de los funcionarios que estén autorizados para
transferir fondos mediante cheques a Unidades Operativas, con indicación de
éstas.
Artículo 20.- Los funcionarios que mediante cheques
transfieran fondos a Jefes de Unidades Operativas enviarán trimestralmente al
órgano de control interno y a la Contraloría General de la República, sendas
relaciones en las cuales indiquen los funcionarios a quienes se entreguen dichos
fondos, la denominación de la dependencia a la cual están adscritas y el monto
de los fondos entregados a cada uno de ellos.
Artículo 21.- Se prohibe efectuar transferencias de fondos
entre funcionarios, excepto:
1. Las
que se realicen con cargo a los fondos que con tal propósito sean girados
mediante órdenes de avance. En este caso el responsable del manejo de los fondos
será el último receptor.
2. Las
que hagan quienes manejan fondos en avance bajo su responsabilidad y dentro de
las limitaciones de su propia Autorización Anual para Comprometer o de la Orden
de Avance imputada, según el caso, a otros funcionarios para que atiendan
gastos, tales como los derivados de eventos y actividades especiales que deban
realizarse en el interior o exterior del país.
El funcionario que utilice este procedimiento debe entregar los
fondos con la indicación de la imputación presupuestaria que corresponda y
exigir cuenta de su inversión dentro de los treinta días siguientes a su
entrega. No podrá efectuar nuevos adelantos a un mismo funcionario mientras éste
no le haya rendido cuenta de la utilización del anterior.
Artículo 22.- La Dirección de Administración u otra de
igual competencia debe llevar, de acuerdo a las pautas que dicte el Ministerio
de Hacienda, un registro actualizado de los funcionarios y dependencias que
manejan fondos en avance y suministrará al órgano de control interno y a la
Contraloría General de la República, la información necesaria para el ejercicio
de sus funciones.
Artículo 23.- Los responsables del manejo de fondos en
avance deben abrir, para cada presupuesto, dos cuentas corrientes bancarias a
nombre de la dependencia, en las cuales depositarán los fondos que se les
adelante, una para el manejo de las remuneraciones de personal y otra para los
demás avances.
Las Unidades Operativas que reciban un promedio mensual de fondos
inferior a quinientos mil bolívares (Bs. 500.000,00) y aquéllas que, en atención
a razones justificadas y previa solicitud de su titular, sean expresamente
exceptuadas por la Dirección de Administración u otra de igual competencia,
podrán manejar los fondos en dinero efectivo o abrir una sola cuenta corriente
bancaria a nombre de la correspondiente Unidad Operativa.
Los fondos que los Administradores de Unidades Básicas reciban
para cancelar los compromisos pendientes al término del ejercicio
presupuestario, se depositarán en la misma cuenta corriente abierta para el
manejo de los fondos de dicho ejercicio.
Se exceptúan de esta disposición los fondos que se reciban para la
cancelación de becas y para la ejecución del Programa de Subsidio Familiar, en
virtud de que tales conceptos se cancelarán a través de distintas entidades
bancarias.
Artículo 24.- Los gastos y pagos a ser atendidos con fondos
en avance no están sujetos a la certificación prevista en el último aparte del
artículo 21 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República. No obstante, los funcionarios
responsables del manejo de fondos en avance verificarán la justedad y
razonabilidad de los precios, la suficiencia de las garantías y demás requisitos
de legalidad y sinceridad de los gastos y de los pagos con cargo a dichos
fondos.
Artículo 25.- Los funcionarios responsables del manejo de
fondos en avance deben llevar los registros necesarios, a los fines de su
contabilización y control.
Artículo 26.- El funcionario a quien corresponda efectuar
pagos con fondos en avance, adoptará las medidas necesarias con el objeto de
cancelar las obligaciones a más tardar dentro del mes siguiente a la
presentación de los comprobantes de gastos causados debidamente conformados.
Artículo 27.- Los pagos que realicen los responsables del
manejo de fondos de avance obligados a llevar cuentas corrientes, deben ser
efectuados mediante cheques emitidos a nombre de los legítimos beneficiarios. Se
exceptúan de esta disposición los pagos menores por caja chica, los derivados de
contratos colectivos que deban cancelarse en dinero efectivo, así como los de
becas y los que se deriven de la ejecución del Programa de Subsidio Familiar.
Artículo 28.- Los reintegros al Tesoro Nacional
provenientes de fondos girados en avance, deben ser efectuados por los
Administradores de Unidades Básicas o Jefes de Unidades Operativas, a cuyo
efecto prepararán las correspondientes planillas de reintegro, conservando el
original y enviando las copias pertinentes a la Dirección de Administración u
otra de igual competencia, a los fines del respectivo registro contable.
En las planillas debe constar la conformidad de la oficina
receptora de fondos nacionales.
Cuando no exista oficina receptora de fondos nacionales en la
localidad sede de la Unidad Operativa, se remitirá a la Dirección de
Administración u otra de igual competencia, el cheque correspondiente emitido a
nombre del Banco Central de Venezuela acompañado de un oficio, para que sea
enterado al Tesoro Nacional, Copia del oficio donde conste la recepción del
cheque será devuelta por la mencionada dependencia a la respectiva Unidad
Operativa.
Artículo 29.- Los remanentes de fondos correspondientes a
cargos vacantes deben ser reintegrados dentro de los quince días siguientes al
vencimiento del respectivo lapso. Asimismo, los remanentes de las órdenes
especiales de avance, para atender el pago de remuneraciones de personal, deben
ser reintegrados dentro de los treinta días siguientes a la fecha de su cobro
por parte del funcionario responsable de efectuar los pagos. Tales reintegros
deben ser restablecidos a las partidas con cargo a las cuales se giraron los
fondos respectivos.
Artículo 30.- Los reintegros que durante el ejercicio
presupuestario efectúen los Jefes de Unidades Operativas, provenientes de fondos
destinados a atender gastos distintos a remuneraciones de personal, deben ser
restablecidos a las partidas correspondientes.
Artículo 31.- Los reintegros que realicen los
Administradores de Unidades Básicas durante el ejercicio presupuestario,
provenientes de fondos destinados a atender gastos distintos de remuneraciones
de personal, deben restituirse a la correspondiente provisión para girar
avances.
TITULO IV
De las Operaciones al Término del
Ejercicio Presupuestario y Durante el Semestre Siguiente
Artículo 32.- Al 31 de diciembre de cada ejercicio
presupuestario, los funcionarios responsables del manejo de fondos en avance
deben preparar una relación de los compromisos válidamente adquiridos y no
pagados durante dicho ejercicio, con expresa indicación de si los respectivos
bienes o servicios se han recibido o no. Asimismo, deben reintegrar al Tesoro
Nacional los remanentes de fondos en avance no requeridos para atender
compromisos válidamente adquiridos. Para la misma fecha los Administradores de
Unidades Básicas deben presentar, además, la información relativa a la ejecución
de su Autorización Anual para Comprometer.
La relación e información mencionadas y copia de las planillas de
reintegro debidamente canceladas, deben ser remitidas a la Dirección de
Administración u otra de igual competencia, dentro de los quince días siguientes
al término del respectivo ejercicio presupuestario.
Artículo 33.- Durante el semestre siguiente al ejercicio
presupuestario, los funcionarios responsables del manejo de fondos en avance
deben cancelar los compromisos válidamente adquiridos, así:
Los correspondientes a gastos causados, contenidos en la
relación citada en el artículo anterior, dentro de los treinta días siguientes
al término del ejercicio presupuestario, siempre y cuando disponga de los
fondos.
Los correspondientes a gastos que se causen durante el semestre
siguiente al ejercicio presupuestario, derivados de compromisos indicados en
la relación a que se refiere el artículo anterior, dentro de los treinta días
siguientes a la fecha de recepción de los bienes y servicios, en el caso de
los Jefes de Unidades Operativas y, en el de los Administradores de Unidades
Básicas, a partir de la recepción de los fondos correspondientes.
Si los Administradores de Unidades Básicas no disponen de los
fondos especiales necesarios para cancelar los gastos que se causen, lo
informarán mediante relación a la Dirección de Administración u otra de igual
competencia. El ordenador debe colocar los fondos a nombre del funcionario
administrador mediante órdenes de avance que se emitirán de acuerdo a la
relación mencionada y con cargo a la respectiva provisión para girar avances.
Artículo 34.- Al finalizar el semestre siguiente al
ejercicio presupuestario, los funcionarios responsables del manejo de fondos en
avance, deben preparar una relación de los compromisos válidamente adquiridos
durante el ejercicio presupuestario y pendientes de pago para esa fecha, y
reintegrar al Tesoro Nacional el remanente de los fondos en avance que para esa
fecha estén en su poder.
Artículo 35.- La relación a que se refiere el artículo
anterior y copia de las planillas de reintegro canceladas, deben ser remitidas a
la Dirección de Administración u otra de igual competencia, dentro de los diez
días posteriores a la expiración del semestre siguiente al ejercicio
presupuestario.
Artículo 36.- Las relaciones e informaciones que deben
presentar los ordenadores de pago se ajustarán a las pautas que dicten el
Ministerio de Hacienda o la Oficina Central de Presupuesto, según sea el caso.
TITULO V
Disposiciones Transitorias y
Finales
Artículo 37.- El presente Reglamento se aplicará a partir
del ejercicio presupuestario 1997, inclusive.
Parágrafo Único: Los compromisos válidamente adquiridos
durante el ejercicio presupuestario 1996 y no pagados al treinta y uno de
diciembre del mismo año, por los Administradores de Unidades Básicas y Jefes de
Unidades Operativas, se tramitarán y pagarán el primer semestre de 1997,
conforme a las normas legales y reglamentarias vigentes al treinta y uno de
diciembre de 1996.
Artículo 38.- Se deroga el Decreto N° 2.895 del 22 de abril
de 1993, publicado en la Gaceta Oficial N° 35.204 del 5 de mayo de 1993 y
cualquier otra disposición que colida con este Reglamento.
Dada en Caracas, a los veintisiete días del mes de diciembre de
mil novecientos noventa y seis. Años 186° de la Independencia y 137° de la
Federación.
(L.S.)
RAFAEL CALDERA
Refrendado:
Siguen firmas.